Mit Plan zum Plan —

Veranstaltungsplanung mit sked campus

Bevor die eigentliche Veranstaltungsplanung beginnt, legen Sie zunächst die einzelnen Veranstaltungen terminlos in sked campus an. Dies geschieht mithilfe der Stammdaten, die Sie als Fundament für Ihre Planung angelegt oder importiert haben. Sie können Ihren Veranstaltungen je nach Bedarf Studiengruppen, Räume, Dozenten, einzelne Studenten, und (mobile) Geräte zuordnen. Vor der Planung erstellen Sie außerdem ein grundlegendes Zeitraster, in dem Sie die typischen Veranstaltungszeiten Ihrer Bildungseinrichtung definieren, d.h. wann Ihre Veranstaltungen i.d.R. beginnen und wie lang sie dauern. Der Beginn und das Ende jedes vordefinierten Termins kann, wenn erforderlich, während der Planung noch individuell und flexibel angepasst werden.
Im nächsten Schritt kann die Planung auch schon beginnen. Sobald Sie im Planungsfenster eine Veranstaltung anklicken, startet sked campus automatisch eine Konfliktprüfung. Dadurch sehen Sie direkt alle freien Zeitfenster, in denen die Veranstaltung konfliktfrei platziert werden kann. Die Zeiträume, in denen es zu Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen kommt, werden farblich eindeutig hervorgehoben. Zum Beispiel wenn der Dozent, der Raum oder die zugeordneten Studenten zeitlich schon parallel verplant sind.
Die gesamte Planung verläuft wie in einem Kalender datumsbezogen. Das ist nicht nur sehr übersichtlich, sondern auch praktisch: sowohl unregelmäßige oder einmalige Termine (wie beispielsweise Klausuren oder Besprechungen) als auch regelmäßige Veranstaltungen (wie beispielsweise Vorlesungs- oder Seminarreihen) können mit wenigen Klicks platziert werden, ohne dass es zu ungewollten Doppelbelegungen kommt.
In der Regel werden die Veranstaltungspläne aus dem Blickwinkel einzelner oder mehrerer Gruppen von Studenten erstellt. Die Planungssicht Studiengruppe ist bei einer Lizensierung immer enthalten. Zusätzlich kann sked campus auch um weitere Planungssichten erweitert werden, die es ermöglichen, Veranstaltungspläne aus dem Blickwinkel anderer Ressourcen wie Dozenten, Räume, Geräte oder einzelner Studenten zu erstellen. Entscheiden Sie sich für diejenigen Planungssichten, die zu Ihrer Bildungseinrichtung und Ihren individuellen Anforderungen passen.

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Die Stammdaten

Die STAMMDATEN bilden die Basis für alle Funktionen der Veranstaltungsplanung und Prüfungsverwaltung. Verwalten Sie Ihre Ressourcen in allen Details und hinterlegen Sie die Verfügbarkeiten, die bei der Veranstaltungsplanung berücksichtigt werden sollen.
Die Veranstaltungsplanung sowie die Modul- und Prüfungsverwaltung mit sked campus basiert auf den in der Software hinterlegten Stammdaten. Die Anlage der Stammdaten dient der Vorbereitung der späteren Veranstaltungsplanung und ist daher der Grundbaustein, der bei der Lizenzierung immer enthalten ist.

Es empfiehlt sich, vor Beginn der Planung alle wesentlichen Stammdaten zu erfassen: Veranstaltungsarten und -bezeichnungen, Studiengänge oder -pläne, Dozenten, Räume ggfs. mit Standorten bzw. Studienorten, Studenten(-gruppen) und (mobile) Geräte. Für jede dieser Ressourcen können individuelle Verfügbarkeiten (Ausschluss- und Wunschzeiten bzw. Anwesenheitszeiten) hinterlegt werden. Es können außerdem genaue Zeitraster festgelegt werden, um die typischen Veranstaltungszeiten verschiedener Bildungseinrichtungen abzubilden. Außerdem werden Feiertage und andere veranstaltungsfreien Zeiten eingetragen, an denen i.d.R. keine Veranstaltung stattfinden. Im weiteren Planungsprozess ist es zu jedem Zeitpunkt möglich, die Stammdaten zu bearbeiten.

Veranstaltungsplanung

Der wichtigste Baustein für Ihre Veranstaltungsplanung ist immer enthalten: Die PLANUNGSSICHT STUDIENGRUPPE. Aus Sicht frei definierbarer Gruppen von Studenten planen Sie die zugehörigen Veranstaltungen und stellen immer den passenden Stundenplan bereit.

Nach der Anlage der Stammdaten werden diese i.d.R. aus dem Blickwinkel von Studiengruppen verplant. Ähnlich wie in einem Terminkalender können sowohl regelmäßige Veranstaltungen als auch Einzeltermine wie Klausuren oder Besprechungen verplant werden. sked campus informiert zuverlässig über zeitliche Überschneidungen in den Stundenplänen der Studiengruppen und verhindert ungewollte Doppelbelegungen der zugeordneten Ressourcen. Die Planungsergebnisse können mit dem Dokumentierer jederzeit als Veranstaltungspläne z.B. für ganze Jahrgänge und einzelne/mehrere Studiengruppen ausgegeben werden.

Ihre Vorteile:

  • Generierung von Veranstaltungsplänen für frei definierbare Gruppen von Studenten
  • Planung von Veranstaltungsreihen und einmaligen Terminen wie Klausuren oder Besprechungen
  • Keine ungewollten Doppelbelegungen
Mit dem Baustein DOKUMENTIERER exportieren Sie Ihre fertigen Veranstaltungspläne. Gestalten Sie individuelle Vorlagen und geben Sie passgenaue Informationen für Ihre Zielgruppen aus.

Mit dem Dokumentierer können die Planungsergebnisse aus dem Blickwinkel der lizenzierten Planungssichten eingesehen und ausgegeben werden. Standardmäßig kann ein Veranstaltungsplan als Liste oder Wochenplan ausgedruckt werden. Die Vorlagen für die Ausgabe sind individuell konfigurierbar. So können z.B. die Menge und Reihenfolge der Informationen gesteuert werden, die in den Veranstaltungsplänen angezeigt werden, oder die Pläne nach relevanten Aspekten wie z.B. der Veranstaltungsart (Art „Klausur“ > Klausurplan) gefiltert werden.

Die Bausteine Publizierer, HTML-Export, MS Outlook-Export und MS Excel- und CSV-Export (s.u.) erweitern die Möglichkeiten des Dokumentierers in den erworbenen Sichten.

Planungssichten

Die PLANUNGSSICHT DOZENT ermöglicht es Ihnen, Veranstaltungspläne aus dem Blickwinkel Ihrer Dozenten zu erstellen, ihre zeitliche Auslastung auszuwerten und individuelle Dozentenpläne auszugeben.

Mit dieser sked campus Erweiterung können Sie individuelle Veranstaltungspläne aus der Sicht einzelner Dozenten erstellen. So lassen sich die Pläne schnell und einfach für jeden Dozenten optimieren. Legen Sie beispielsweise mehrere Veranstaltungen eines Dozenten auf einen Tag, anstatt sie wahllos über die Woche zu verteilen. Dabei sehen Sie immer, welche Zeiträume Ihnen noch zur Verfügung stehen oder inwieweit sie schon verplant sind.

In Kombination mit den Bausteinen „Honorarabrechnung“ und „Deputatsauswertung“ besteht zudem die Möglichkeit, das Honorar für gehaltene Lehrveranstaltungen in beliebigen Zeiträumen berechnen zu lassen.

Ihre Vorteile:

  • Generierung individueller Veranstaltungspläne jedes Dozenten
  • Planung von Veranstaltungsreihen oder einmaligen Terminen wie Klausuren oder Besprechungen aus Dozentensicht
  • Berücksichtigung individueller Verfügbarkeiten und Wunschtermine
Erstellen Sie Veranstaltungspläne aus dem Blickwinkel Ihrer Räume mit dem Baustein PLANUNGSSICHT RAUM. Nutzen Sie die verfügbaren Kapazitäten ideal aus und erstellen Sie praktische Belegungspläne für verschiedene Zwecke.

Diese sked campus Planungssicht ermöglicht es Ihnen, die aus der Sicht der einzelnen Räume zu generieren. Sie haben eine Veranstaltung, die unbedingt in einem bestimmten Raum stattfinden soll? Mit der Planungssicht Raum verschaffen Sie sich schnell einen Überblick, wann dieser Raum frei ist oder in welchen vergleichbaren Raum Ihre Gruppen ausweichen können. So vermeiden Sie ungewünschte Überschneidungen genauso einfach wie ungenutzte Ressourcen.

Ihre Vorteile:

  • Generierung einzelner Raumpläne, z.B. auch für die Darstellung auf digitalen Türschildern oder für Reinigungspläne
  • Belegung der Räume für Veranstaltungsreihen und einmalige Termine
  • Planung der Veranstaltungen aus Sicht der einzelnen Räume
Nutzen Sie die PLANUNGSSICHT GERÄT, um Belegungspläne aus Sicht bestimmter Geräte oder anderer Ausstattungsmerkmale zu generieren.

Möchten Sie sicherstellen, dass für eine Veranstaltung bestimmte Geräte wie z.B. Beamer oder Arbeits-PCs zur Verfügung stehen, nutzen Sie die Planungssicht Gerät. So können Sie Pläne für einzelne Geräte aufrufen und deren Belegung gezielt verwalten. Dass sked campus ähnlich wie ein Terminkalender funktioniert, ist hier besonders hilfreich: Schließlich benötigt man bestimmte Geräte häufig nur an Einzelterminen. Aber auch regelmäßige Belegungen lassen sich mit wenigen Klicks sehr leicht einrichten.

Ihre Vorteile:

  • Generierung von Verwaltungsplänen für einzelne Geräte
  • Verplanung der einzelnen Geräte für Veranstaltungsreihen oder einmalige Termine
  • Planung der Veranstaltungen aus Sicht der einzelnen Geräte
Erstellen Sie mit der PLANUNGSSICHT STUDENT individuelle Veranstaltungspläne für einzelne Studenten und stellen Sie so die Studierbarkeit der Wahlmöglichkeiten sicher.

Haben Ihre Studenten viele Wahlmöglichkeiten und brauchen deshalb sehr individuelle Stundenpläne, hilft Ihnen die Planungssicht Student. Mit dieser Erweiterung legen Sie die einzelnen Studenten als eigenständige Ressource an und erstellen für jeden Studenten einen individuellen Plan.

Diese sked campus Erweiterung zeigt Ihnen direkt, ob und wann es zu Überschneidungen kommt. So behalten Sie leicht den Überblick über die Studierbarkeit Ihrer Wahlmöglichkeiten.

Ihre Vorteile:

  • Generierung der individuellen Stundenpläne jedes Studenten
  • Planung von Veranstaltungsreihen oder einmaliger Termine wie Klausuren oder Besprechungen aus Studentensicht
  • Berücksichtigung der Verfügbarkeiten jedes Studenten

Bausteine / Erweiterungen

Generieren Sie mit dem PUBLIZIERER mit nur einem Mausklick oder auch automatisiert die gesammelten Veranstaltungspläne Ihrer Studiengruppen, Dozenten oder anderer Ressourcen.
Der Baustein Publizierer automatisiert die gleichzeitige Ausgabe beliebig vieler Pläne. Während der Dokumentierer gezielt einzelne Veranstaltungspläne aufruft, generiert der Publizierer die gesammelten Veranstaltungspläne von Studiengruppen, Dozenten und/oder Räumen mit nur einem Mausklick. Es ist individuell einstellbar, für welchen Zeitraum und aus welcher Planungssicht die Pläne erzeugt werden sollen.

In Kombination mit dem Baustein HTML-Export können mithilfe des Publizierers also z.B. automatisch allen Dozenten gleichzeitig ihre individuellen Stundenpläne zur Verfügung gestellt werden oder über den eingebauten FTP-Upload auf eine Webseite hochgeladen werden.
Berechnen Sie mit der HONORARABRECHNUNG das Honorar Ihrer Dozenten für gehaltene Lehrveranstaltungen in beliebigen Zeiträumen.
Mithilfe dieses Bausteins kann das Honorar von Dozenten für die von ihnen gehaltenen Veranstaltungen berechnet werden. Zudem können über die Zahl der Anwesenheitstage präzise Fahrtkostenerstattung ermittelt werden – auch zu beliebig vielen Standorten mit unterschiedlichen Entfernungen.
Überprüfen und verwalten Sie mit der DEPUTATSAUSWERTUNG die Lehrverpflichtungen Ihrer Dozenten.
Dieser Baustein ermöglicht die Überprüfung und Verwaltung der Lehrdeputate von Dozenten. So kann ermittelt werden, welche und wie viele Veranstaltungsstunden einzelne Dozenten in einem beliebigen Auswertungszeitraum z.B. während eines Semesters gehaltenen haben. Mittels eines individuell anpassbaren Skripts können diese Auswertungen in einer Excel-Datei zur weiteren Bearbeitung exportiert werden.
Heben Sie tagesaktuelle Änderungen in den Veranstaltungsplänen Ihrer Dozenten und Studenten mit dem Baustein ÄNDERUNGSPROTOKOLLIERUNG hervor.
Mit diesem Baustein lassen sich die Änderungen in sämtlichen Veranstaltungsplänen automatisch protokollieren und auf Wunsch rot im Veranstaltungsplan markieren sowie in Listenform als Anhang der Stundenpläne anzeigen. Dies gilt für alle lizenzierten Planungssichten. So können z.B. Dozenten auf einen Blick darüber informiert werden, wenn sich an ihren Terminen etwas geändert hat u.ä.

Ausgabeformate/Schnittstellen

Exportieren Sie mit dem Baustein HTML-EXPORT Ihre Planungsergebnisse z.B. zur Veröffentlichung auf Ihrer Webseite oder zum einfachen Versand per E-Mail u.v.m.
Das Speichern von Veranstaltungsplänen als HTML-Datei ermöglicht Ihnen, individuelle Stundenpläne schnell und unkompliziert z.B. per E-Mail an Dozenten zu versenden oder auf einer Webseite zu veröffentlichen. Dabei können Links in die Pläne integrieren, die z.B. auf weiterführende Informationen oder auf die Homepages der Dozenten verweisen. In Kombination mit dem Publizierer, können außerdem Übersichtsseiten erstellt werden, die auf die einzelnen Pläne verweisen (index.html).
Stellen Sie Ihren Dozenten und Studenten ihre individuellen Veranstaltungspläne mit dem Baustein MS OUTLOOK-EXPORT im iCalender-Format bereit, damit sie ihre aktuellen Termine in Outlook-Kalender importieren können.
Mit dem Outlook- bzw. iCalendar-Export können die individuellen Veranstaltungspläne von Studenten und Dozenten im iCalendar-Format (.ics) zur Verfügung gestellt und direkt als Termine in MS Outlook (ab 2000 und höher) überführt werden. Dort werden Sie beliebig häufig mithilfe unserer kostenlosen MS Outlook-Erweiterung sked TerminSync aktualisiert und alle Änderungen sauber synchronisiert. Die Pläne können auch in andere digitale Kalender übertragen werden, die den Import von .ics-Dateien erlauben.
Verwenden Sie den Baustein EXCEL- und CSV-EXPORT, um Ihre Planungsergebnisse für die Weiterverarbeitung außerhalb von sked zu nutzen.
Mit dem Baustein MS Excel- und CSV-Export können Veranstaltungspläne unformatiert oder skriptbasiert ausgeben werden, um sie für eigene Auswertungen oder die Überführung in Drittsoftware zu verwenden.